Datenschutzerklärung

Hôtel La Réserve & Spa – L’Annexe by La Réserve

La SAS La Réserve accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses clients et visiteurs.

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer, de manière claire et transparente, sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la protection de vos données personnelles lors de votre navigation sur notre site internet, de vos réservations et de votre séjour dans nos établissements.

Nous nous engageons à traiter vos données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation française applicable.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Raison sociale : SAS La Réserve
• Adresse : Esplanade du Lac, 2 avenue du 19 Novembre, 88400 Gérardmer, France
• Numéro SIRET : 503 631 350 00017
• Adresse e-mail : contact@lareserve-gerardmer.fr
• Site internet : www.lareserve-gerardmer.fr

Cette politique s’applique aux traitements de données réalisés par la SAS La Réserve dans le cadre de l’exploitation de l’Hôtel La Réserve & Spa, de L’Annexe by La Réserve et des prestations associées.

2. Données collectées et finalités

Nous collectons uniquement les données personnelles nécessaires à la gestion de nos réservations, de nos prestations et de nos relations avec les clients.

2.1 – Demandes de renseignements et formulaire de contact

Lorsqu’un visiteur nous contacte par téléphone, par e-mail ou par l’intermédiaire du formulaire de contact de notre site, nous pouvons recueillir :

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Informations communiquées dans le message

Finalités : répondre aux demandes de renseignements, établir des devis, organiser des séjours et proposer des prestations complémentaires.

Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux demandes reçues ou l’exécution de mesures précontractuelles lorsqu’il s’agit d’une demande de réservation ou de devis.

2.2 – Réservations et séjours

Lors d’une réservation effectuée directement auprès de notre établissement, par téléphone, sur notre site internet ou par l’intermédiaire d’une plateforme de réservation, nous pouvons collecter :

• Nom et prénom
• Adresse postale
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Dates du séjour
• Nombre de personnes
• Catégorie de chambre réservée
• Prestations complémentaires demandées
• Informations nécessaires à la facturation et au paiement
• Échanges relatifs à la réservation et au séjour

Finalités :

• Enregistrer et confirmer les réservations
• Organiser l’accueil et le séjour des clients
• Gérer les prestations hôtelières et les services complémentaires
• Assurer la facturation et le règlement des prestations
• Traiter les demandes et réclamations éventuelles
• Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables

Bases légales : exécution du contrat hôtelier, respect des obligations légales et, selon les traitements concernés, intérêt légitime de l’établissement.

Les informations indispensables à la réservation sont signalées au moment de leur collecte. Leur absence peut empêcher la confirmation ou la gestion du séjour.

2.3 – Garanties bancaires et préautorisations

Dans le cadre des réservations, notre établissement peut demander les coordonnées d’une carte bancaire afin de garantir la réservation et le séjour.

Une préautorisation bancaire de 200 € est demandée conformément aux conditions de réservation et de séjour communiquées au client.

Cette préautorisation ne constitue pas un paiement immédiat. Elle peut néanmoins entraîner une indisponibilité temporaire de la somme concernée, selon les conditions appliquées par l’établissement bancaire du client.

Pour les réservations prises par téléphone, les coordonnées bancaires sont saisies par notre personnel habilité dans le système Medialog. Après enregistrement, seuls les quatre derniers chiffres de la carte restent visibles pour notre équipe.

Les paiements et garanties bancaires peuvent également être traités par les solutions de paiement associées à Medialog Paiement et à notre système de réservation en ligne D-Edge.

L’accès aux données bancaires est limité aux opérations nécessaires à la gestion des réservations, des garanties et des paiements.

Leur traitement et leur conservation sont soumis aux exigences de sécurité applicables aux données de paiement.

Base légale : exécution du contrat hôtelier et des conditions de réservation acceptées par le client.

2.4 – Spa La Forêt et prestations complémentaires

Lorsqu’un client réserve un accès au Spa La Forêt, un massage ou une autre prestation complémentaire, nous pouvons traiter les informations nécessaires à l’organisation de cette prestation.

Finalités :

• Enregistrer et organiser les prestations réservées
• Assurer leur facturation
• Communiquer avec le client concernant sa réservation

Base légale : exécution du contrat de prestation.

Nous demandons aux clients de ne pas communiquer de données médicales dans les formulaires généraux de contact ou de réservation.

Si des informations de santé sont exceptionnellement nécessaires à une prestation, elles doivent faire l’objet de modalités de collecte et de protection spécifiques, adaptées à leur nature.

2.5 – Bons cadeaux

Lors de l’achat ou de l’utilisation d’un bon cadeau, nous pouvons collecter :

• L’identité et les coordonnées de l’acheteur
• Les informations nécessaires au paiement
• Le nom du bénéficiaire, lorsqu’il est communiqué
• Les informations relatives au bon cadeau et à son utilisation

Finalités :

• Gérer les commandes de bons cadeaux
• Émettre et transmettre les bons
• Assurer leur suivi et leur utilisation
• Organiser les prestations correspondantes

Bases légales : exécution du contrat et respect des obligations légales applicables.

2.6 – Données de navigation et cookies

Lors de la consultation de notre site internet, certaines données techniques peuvent être collectées, notamment :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Données de connexion
• Pages consultées
• Informations nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site

Ces données peuvent être utilisées pour assurer le fonctionnement du site, sécuriser la navigation et mesurer sa fréquentation lorsque des outils de statistiques sont installés.

Bases légales : intérêt légitime pour certains traitements techniques et de sécurité, ou consentement lorsque celui-ci est requis.

2.7 – Communications commerciales

Lorsque des communications promotionnelles sont proposées, les coordonnées des clients peuvent être utilisées dans le respect de la réglementation applicable à la prospection commerciale.

Lorsque le consentement est nécessaire, il est recueilli préalablement.

Les destinataires peuvent s’opposer à tout moment à la réception de communications commerciales, notamment au moyen d’un lien de désinscription lorsqu’il est proposé ou en contactant directement notre établissement.

3. Destinataires des données

Les données personnelles sont principalement destinées aux membres habilités de l’équipe de l’Hôtel La Réserve & Spa.

Elles peuvent également être transmises, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux prestataires intervenant dans la gestion de nos activités :

• Medialog : logiciel de gestion hôtelière et solutions de paiement associées
• D-Edge : distribution et réservation en ligne
• Plateformes de réservation : notamment Booking.com et Expedia, selon le canal utilisé
• Prestataires de paiement sécurisé
• Prestataire d’hébergement et de maintenance du site internet
• Prestataires chargés de la gestion des bons cadeaux, lorsqu’ils interviennent
• Prestataires comptables et administratifs
• Autorités légalement habilitées, lorsque la réglementation l’exige

Certains partenaires, notamment les plateformes de réservation, peuvent agir comme responsables de traitement indépendants et appliquer leur propre politique de confidentialité.

Nos prestataires agissant en qualité de sous-traitants sont tenus de respecter des obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

Nous ne vendons ni ne louons les données personnelles de nos clients à des tiers à des fins publicitaires.

Lorsque des données sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, ces transferts doivent respecter les conditions prévues par le RGPD, notamment les garanties applicables.

Les informations relatives aux transferts effectivement réalisés et à leurs garanties peuvent être obtenues auprès de notre établissement.

4. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur utilisation, puis, le cas échéant, archivées conformément aux obligations légales et aux délais de prescription applicables.

Les durées de conservation sont déterminées selon les catégories de données et leurs finalités :

• Demandes de renseignements : pendant le traitement de la demande et la durée nécessaire à son suivi.
• Réservations et séjours : pendant la relation contractuelle, puis pendant les délais de conservation ou de prescription applicables.
• Factures et documents comptables : dix ans lorsque cette durée est légalement requise.
• Bons cadeaux : pendant leur gestion et leur utilisation, puis selon les obligations légales applicables.
• Données bancaires : pendant les durées strictement nécessaires aux opérations de garantie, de paiement, de contestation et aux obligations applicables aux moyens de paiement.
• Données de prospection commerciale : pendant les durées autorisées par la réglementation applicable.
• Cookies et données de navigation : selon leur finalité, leur nature et les règles applicables.

Les données ne sont pas conservées indéfiniment.

À l’expiration des durées applicables, elles sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi l’impose.

5. Sécurité et confidentialité des données

La SAS La Réserve met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, l’altération ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment :

• L’utilisation d’une connexion sécurisée HTTPS pour le site internet
• La limitation des accès aux personnes habilitées
• L’utilisation de logiciels professionnels de gestion hôtelière
• Le recours à des solutions de paiement sécurisées
• La protection des outils informatiques et des accès aux données

Les coordonnées bancaires communiquées dans le cadre des réservations sont saisies dans les systèmes prévus à cet effet.

Dans le système Medialog utilisé par notre établissement, seuls les quatre derniers chiffres de la carte sont visibles par notre équipe après son enregistrement.

Les opérations de paiement et de préautorisation sont effectuées au moyen des solutions professionnelles utilisées par l’établissement, selon les dispositifs de sécurité mis en place par leurs fournisseurs.

L’établissement veille à limiter l’accès aux informations bancaires aux seules personnes autorisées et aux opérations nécessaires.

6. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir des informations sur les données personnelles vous concernant et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la réglementation.
• Droit à la limitation : demander la limitation temporaire de certains traitements.
• Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements, notamment à la prospection commerciale.
• Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré ou demander leur transmission à un autre organisme lorsque les conditions légales sont réunies.
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des traitements réalisés auparavant.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre établissement :

• Par e-mail : contact@lareserve-gerardmer.fr

Par courrier :

• SAS La Réserve
• Esplanade du Lac
• 2 avenue du 19 Novembre
• 88400 Gérardmer

Nous répondrons à votre demande dans les délais prévus par la réglementation.

Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

7. Cookies et traceurs

Notre site internet peut utiliser des cookies et autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité ou à la réalisation de statistiques de fréquentation.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas de consentement préalable.

Pour les cookies et traceurs soumis au consentement, celui-ci doit être recueilli avant leur dépôt ou leur lecture.

Lorsque de tels traceurs sont utilisés, les visiteurs disposent de la possibilité de les accepter, de les refuser et de modifier leur choix.

Les informations relatives aux catégories de cookies, à leurs finalités, à leurs fournisseurs et à leurs durées de conservation sont précisées selon les outils effectivement installés sur le site.

8. Modification de la politique de confidentialité

La SAS La Réserve se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

Toute version actualisée sera publiée sur le site internet.

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026

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